اتفاقية الإدارة

اتفاقية الإدارة هي العقد المكتوب بين مالك العقار ومنشأة إدارة الأملاك، يحدد نطاق الخدمات والصلاحيات الممنوحة للمدير والأتعاب وطريقة احتسابها ومدة العقد وآلية إنهائه والتقارير الواجب تقديمها، وهي المرجع الذي يُحتكم إليه عند أي خلاف بين الطرفين. في السعودية تُعدّ الاتفاقية في جوهرها عقد وكالة بأجر وفق نظام المعاملات المدنية، لذلك ينبغي أن تحدد بدقة نوع التصرفات الموكَّل بها؛ فالوكالة بألفاظ عامة لا تخصيص فيها لنوع التصرف لا تصح، وكل عمل ليس من أعمال الإدارة يحتاج وكالة خاصة. وإذا شملت الاتفاقية تفويض المدير بتسويق الوحدات والتوسط في تأجيرها، فيلزم عقد وساطة مكتوب يتضمن نطاق التسويق حتى يمكن إصدار ترخيص الإعلان العقاري؛ ونظام الوساطة العقارية يشترط أن يكون عقد الوساطة مكتوباً وأن يودع الوسيط نسخة منه لدى الهيئة العامة للعقار، وإن لم تُحدَّد مدته فهي 90 يوماً من تاريخ إبرامه. البنود التي تميّز الاتفاقية الجيدة: وصف العقار ورقم الصك، والخدمات المشمولة وغير المشمولة، والأتعاب وهل هي شاملة لضريبة القيمة المضافة، وسقف الصرف على الصيانة دون موافقة مسبقة، وآلية تحويل المتحصلات وتوقيتها، والتقارير الشهرية ومؤشرات الأداء، وحق المدير في التعاقد مع مقاولين، وحالات الإنهاء ومدة الإشعار، وتسليم الملفات والعقود عند انتهاء العلاقة.