لماذا يتعثر الانتقال عادةً؟
الانتقال من الإكسل نادراً ما يفشل لأسباب تقنية. يفشل لسببين: محاولة نقل كل شيء دفعة واحدة، أو نقل البيانات بترتيب خاطئ. الوحدة لا يمكن إنشاؤها قبل العقار، والعقد لا يمكن ربطه قبل وجود المستأجر. الترتيب هنا ليس تفضيلاً، بل شرط تقني.
الترتيب الصحيح: خمس مراحل
- العقارات: ابدأ بالمباني نفسها. الاسم، الموقع، رقم الصك، عدد الوحدات.
- الوحدات: كل وحدة تُربط بعقارها. رقم الوحدة، النوع، المساحة، الإيجار المتوقع.
- الملاك والمستأجرين: بيانات الأطراف. الاسم، الهوية، الجوال، الحساب البنكي للملاك.
- العقود السارية فقط: لا تنقل العقود المنتهية. اربط كل عقد بوحدته ومستأجره ومدته ومبلغه وجدول أقساطه.
- الأرصدة الافتتاحية: ما دُفع وما تبقّى على كل عقد حتى تاريخ الانتقال.
القاعدة الأهم: لا تنقل التاريخ كاملاً
أكثر ما يُطيل الانتقال هو الإصرار على نقل كل دفعة منذ سنوات. لا تفعل. انقل الأرصدة الافتتاحية فقط بتاريخ محدد تختاره كنقطة بداية، واحتفظ بملف الإكسل القديم كأرشيف مرجعي.
مثال عملي: تختار الأول من الشهر القادم كنقطة بداية. تسجّل لكل عقد كم دُفع وكم تبقّى حتى ذلك التاريخ، ثم تبدأ التسجيل الجديد من هناك. أي سؤال عن الماضي تجيبه من الأرشيف.
تنظيف البيانات قبل النقل
هذه المرحلة تحدد نجاح الانتقال أكثر من أي شيء آخر. راجع ملفك وصحّح:
- التواريخ: وحّد الصيغة. اختلاف الصيغ بين الصفوف أكثر سبب لفشل الاستيراد.
- أرقام الجوال: وحّد المقدمة الدولية. رقم بلا مقدمة صحيحة يعني رسالة تنبيه لن تصل.
- المبالغ: احذف الفواصل ورموز العملة واترك الأرقام فقط.
- الأسماء المكررة: نفس المستأجر مكتوب بصيغتين سيُنشئ سجلين منفصلين.
- الخلايا الفارغة: حدّد ما إذا كان الفراغ يعني صفراً أم بيانات ناقصة، فالفرق جوهري في الأرصدة.
التحقق بعد النقل
لا تعتبر الانتقال منتهياً قبل مطابقة أربعة أرقام بين الإكسل والنظام الجديد:
- عدد الوحدات الإجمالي
- عدد العقود السارية
- إجمالي الإيجارات الشهرية المتوقعة
- إجمالي المتأخرات القائمة
إذا تطابقت الأربعة، فالنقل سليم. إذا اختلف أي منها، الخطأ غالباً في الأرصدة الافتتاحية أو في عقد لم يُربط بوحدته.
كم يستغرق الانتقال؟
محفظة صغيرة تحت خمسين وحدة تكتمل عادةً في جلسة واحدة إن كانت البيانات نظيفة. المحافظ المتوسطة قد تحتاج يومين، أغلبهما في التنظيف لا في الاستيراد. المحافظ الكبيرة تُنقل على مراحل، عقاراً عقاراً، مع تشغيل النظامين بالتوازي لأسبوع للتأكد.
نصيحة أخيرة
اختر توقيت الانتقال بذكاء. أفضل وقت هو بداية شهر ميلادي، وأسوأ وقت هو منتصف موسم التجديدات. البداية النظيفة في تاريخ واضح تجعل كل التقارير اللاحقة مفهومة.